Campos personalizados del activo

Los campos personalizados son datos que tu empresa necesita guardar de sus activos y que Qribo no trae de serie: la IP y la MAC de una cámara, la VLAN, el NVR al que graba, tu número de activo contable… Un campo se define una sola vez y aplica a todas las categorías o solo a las que elijas. A partir de ahí aparece en el formulario del activo (web y app), en su ficha y en la importación desde Excel. Se gestionan en la ficha de cada categoría, dentro de Asset settings.

Cuándo usarla

• Integras CCTV, control de acceso o redes y necesitas la IP, la MAC o la VLAN de cada equipo.
• Tu contabilidad o tu cliente identifican los equipos con un número propio y quieres buscarlos por él.
• Vas a importar un inventario con columnas que no son las estándar de Qribo.

Antes de empezar

• Los campos se definen en la web. Pueden hacerlo quienes gestionan categorías: por defecto, el dueño, el administrador y el gerente. Los demás ven la ficha en solo lectura, con la nota You can view this setup, but your role can't change it. Ask whoever manages categories.
• Los valores de cada activo los llena cualquiera que pueda crear o editar activos, también el técnico desde la app.
• Conviene definirlos antes de importar o cargar el inventario: así la plantilla de Excel y el formulario ya los piden.
• Si la categoría todavía no está en tu lista, agrégala primero con Add from catalog (ver Categorías y tipos de equipo).

Pasos

1. Abre los campos de la categoría

   En Assets pulsa Settings. En la pestaña Categories, pulsa la fila de la categoría (por ejemplo «Cámara CCTV») y, en su ficha, ve a Fields for this category. También llegas desde el formulario de un activo con Configure fields, que abre esa sección de su categoría en una ventana nueva para que no pierdas lo que estabas cargando.

   Para un campo que deben tener todos los activos (por ejemplo, «N.º de activo contable»), usa el bloque de arriba de la lista y pulsa Manage fields for all: se abre Fields for all categories, que funciona igual.

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2. Pide una sugerencia a la IA (opcional)

   Pulsa Suggest with AI. La IA propone la ficha técnica típica de esa categoría; los que ya existen salen marcados (already exists). Nada se crea hasta que marcas los que quieres y pulsas Create selected. Son sugerencias estándar: revisa nombres y tipos antes de confirmar.

3. O crea un campo a mano

   Pulsa + Create field. Escribe el Field name (por ejemplo «VLAN») y elige el Type:

   Tipo	Para qué
   Text / Long text	Texto libre corto o largo
   Number	Cantidades (canales, capacidad…)
   Date	Fechas (última calibración…)
   Yes / No	Una casilla de sí o no
   List (one option) / List (several)	Opciones fijas; escríbelas en Options (one per line or comma-separated)
   IP address / MAC address	Direcciones de red, validadas al guardar
   URL	Un enlace (manual, consola web del equipo)
   Another asset	Apunta a otro activo (por ejemplo, el NVR al que graba una cámara)

   Si quieres, agrega una Help (optional): aparece bajo el campo en el formulario. El campo nace en la categoría cuya ficha tienes abierta (o en todas, si estás en Fields for all categories).

4. Marca obligatorio, sensible y buscable

   • Required: no se puede guardar el activo sin ese dato en la web ni en la app. No se exige al activar una etiqueta en campo ni al importar: ahí lo completa después la oficina.
   • Sensitive: lo ven y lo editan solo los roles con el permiso «Ver campos sensibles» (por defecto dueño, administrador, gerente y técnico; no el lector ni recepción). Nunca sale en el portal del cliente ni en la página pública del QR.
   • Searchable: el buscador de activos también mira dentro de este campo. Un campo sensible nunca es buscable: buscando por su valor, alguien sin permiso podría adivinarlo. Al marcar sensible, buscable se apaga solo.

   Pulsa Add field.

5. Reutiliza un campo de otra categoría

   Si el campo ya existe en otra categoría (por ejemplo, «IP» en Router), no crees otro: abre + Use an existing field, busca el campo y elígelo. Desde ese momento aplica también a esta categoría y una sola búsqueda encuentra los activos de ambas. Un campo compartido muestra También en con las otras categorías; pulsa una para abrir su ficha.

Cambiar o quitar un campo

En la sección Fields for this category editas cada campo en línea: el nombre se guarda al salir de la casilla, y Required, Sensitive y Searchable se encienden o apagan con su casilla. Si el campo es compartido, el cambio vale para todas las categorías que lo usan. En los campos de lista, pulsa Edit options para agregar, quitar o reordenar opciones (una por línea); quitar una opción no borra lo que ya está guardado en los activos.

• Remove from this category (en un campo compartido): el campo deja de pedirse en esta categoría y sigue en las demás.
• Delete (en un campo que solo usa esta categoría, o en uno para todas): el campo deja de mostrarse; los valores ya guardados en los activos no se borran, salvo en un campo sensible: al borrarlo se eliminan también sus valores, para que nunca queden a la vista.

Quitar la marca sensible o borrar un campo sensible solo lo pueden hacer el dueño o un administrador; para los demás, la casilla queda bloqueada y Delete no aparece.

Resultado

• En la web, el formulario del activo muestra los campos que aplican a su categoría (cambian al elegir otra categoría). En la ficha del activo, los que tienen valor aparecen en Technical sheet.
• En la lista de Categories, cada fila muestra cuántos campos verá un activo de esa categoría.
• En la app, el formulario del activo pide los mismos campos y la ficha los muestra en Additional details. La app no crea ni edita definiciones: en Perfil › Categories, cada categoría muestra Fields of this category en solo lectura, con Set up on the web.
• La plantilla de Import trae una columna por campo; una columna cuyo encabezado coincide con el nombre del campo se importa a ese campo.

Errores frecuentes

Consejos