Importar activos desde Excel o CSV

Si ya tienes el inventario en una hoja de cálculo, no lo cargues a mano. La importación lee tu archivo, te muestra fila por fila qué va a pasar y solo escribe cuando confirmas. Es todo o nada, y se puede deshacer mientras los activos no se hayan usado.

Cuándo usarla

• Vienes de otro sistema o de un Excel propio.
• Un cliente te entregó su listado de equipos.
• Quieres actualizar en bloque fabricante, modelo o ubicación de activos existentes.

Antes de empezar

• Archivo .xlsx o .csv de hasta 10 MB y 5 000 filas.
• Los sitios deben existir; las categorías también (o usa el nombre de un tipo de equipo de Qribo).
• Debe quedar cupo de activos para todas las filas nuevas.
• Deshacer una importación requiere Decommission assets (dueño y administrador por defecto): si importas con otro rol, no verás Undo.

Pasos

1. Descarga la plantilla

   En Assets pulsa Import y luego Download template (.xlsx). Trae las columnas base, tus campos personalizados y una hoja «Referencia» con las categorías y sitios válidos. Las columnas se reconocen por el nombre del encabezado, en cualquier orden; la única obligatoria es «Nombre».

2. Llena el archivo

   Columnas útiles: «Código externo» (tu nomenclatura), «Categoría», «Sitio», «Edificio», «Piso», «Área» o «Ubicación» (las que no existan se crean), «Fabricante», «Modelo», «N.º de serie», «Estado», y «Plano X» / «Plano Y» si ya conoces la posición en el plano. Cualquier otra columna cuyo encabezado coincida con un campo personalizado se importa a ese campo. Si te falta un campo (IP, MAC…), créalo antes en Asset settings › Categories, en la ficha de la categoría (sección Fields for this category) o en el bloque de campos para todas las categorías, y vuelve a descargar la plantilla. Los campos obligatorios no se exigen al importar: puedes completarlos después.

3. Sube y previsualiza

   Elige el archivo, decide en If it already exists (same company code or serial) entre Flag as error (create new only) y Update the existing asset (actualiza por código externo dentro del cliente, o por serial) y, si tus filas no traen sitio, fija el Default site (rows without a site). Pulsa Preview.

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4. Corrige los errores

   La vista previa muestra un resumen como «12 filas · 10 nuevas · 2 a actualizar · 0 con error». Una sola fila con error bloquea todo: arregla el archivo y vuelve a previsualizar. Los avisos (por ejemplo, ubicaciones que se van a crear) no bloquean.

5. Confirma

   Pulsa «Importar N activo(s)» (el botón lleva la cantidad, por ejemplo «Importar 12 activo(s)»). Al terminar verás «Listo: N activo(s) creado(s) y M actualizado(s).» y, si Qribo detectó cómo numeras tus códigos, la sugerencia Numbering detected: con el botón Use this setup para que continúe tu serie automáticamente.

Resultado

Los activos aparecen en la lista con su código interno asignado por categoría y sitio, y quedan agrupados en un lote visible en Recent imports. Mientras nadie les vincule una etiqueta ni les cree tareas o reportes, el botón Undo borra los creados y conserva los que ya se usaron. Solo lo ve quien tiene Decommission assets.

Errores frecuentes

Consejos