Guía completa: etiquetado de un sitio

Etiquetar bien un sitio es lo que hace que todo lo demás funcione sin buscar en listas: el técnico escanea y Qribo sabe qué equipo es, dónde está, qué plantilla toca y a quién avisar. Esta guía ordena el trabajo de oficina y el de campo con el ejemplo de Servicios Aurora etiquetando el Hotel Aurora Centro.

Cuándo usarla

• Vas a etiquetar un sitio completo por primera vez.
• Heredaste etiquetas pegadas y quieres poner orden.

Antes de empezar

• El sitio existe, tiene contactos y, de ser posible, sus ubicaciones y planos.
• Sabes cuántos activos hay (aunque sea aproximado): el cupo de etiquetas activas es el de activos de tu plan.
• Para editar el texto y el logo de la etiqueta de la empresa necesitas Manage company; la etiqueta propia de un sitio la cambia quien puede editar ese sitio.
• Define quién genera (oficina, con Manage QR labels) y quién activa (campo, con Create & edit assets; el técnico la tiene).

Pasos

1. Decide qué se imprime en la etiqueta

   En QR labels pulsa Label design. En 1 · What does your label say? elige una combinación lista (por ejemplo Integrator: código del equipo · tipo y ubicación) o marca tus propios campos en el Main text y el Secondary text. La Preview muestra la etiqueta real en cada formato (hoja 4 × 6 y 3 × 8, térmica 50 × 30 y cinta portátil). «qribo.com» y el folio van siempre junto al QR; si dejas el texto principal vacío, se imprime el código del equipo. Todo se guarda con Save label.

   Si los activos de este sitio deben llevar otra marca o texto (por ejemplo, el logo de su cliente), edita el sitio y, en la pestaña Label, elige This site's own label: empieza como copia de la de la empresa y se usa en todo lo que imprimas de los activos de ese sitio. Detalle en Texto y logo de la etiqueta QR.

2. Agrega tu logo (opcional)

   En 2 · Logo (optional) pulsa Upload logo (SVG o PNG) y elige el Logo side; se guarda junto con el texto al pulsar Save label. Es solo el logo de las etiquetas: el del membrete de los PDF se sube en Company › Identity. En la térmica de 50 × 30 con logo, el logo va más pequeño arriba con el texto principal debajo (el secundario no entra); en la cinta portátil de 19 mm el logo no se imprime.

   Enlarge screenshot

   

3. Genera el lote del sitio

   En QR labels › + GENERATE BATCH: en How many labels? escribe tus activos sin etiqueta más un margen para repuestos (el campo viene con todo tu cupo: cámbialo) y en Batch label (optional) «Hotel Aurora Centro — oct 2026». Si quieres que nadie pueda activar esas etiquetas en otro hotel, genera el lote desde la app (QR labels › Generate batch) y elige el Site: en el panel las etiquetas sirven para cualquier sitio.

4. Imprime según tu material

   Hoja adhesiva A4/carta: A4 sheet · 24 labels (48 × 47 mm) o A4 sheet · 24 labels (65 × 35 mm). Impresora térmica de rollo 50 × 30: 50 × 30 mm thermal roll. Imprenta o BarTender: Export to Excel (BarTender). Etiquetas VOID resistentes impresas por Qribo: View and quote →. Al tenerlas, en All labels marca sus casillas y pulsa Mark as printed.

5. Prepara al equipo de campo

   Asigna el sitio a los técnicos que etiquetarán y confirma que tienen la app con sesión iniciada. Reparte las etiquetas por piso. Regla de oro: pegar primero, escanear después (la foto de evidencia debe mostrar la etiqueta ya adherida).

6. Activa cada etiqueta frente al equipo

   Con Scan el técnico escanea y entra a Activate label. Si el activo ya existe (lo importaste), lo elige de Unlinked assets y toma la foto de la etiqueta pegada. Si no, Create new asset: foto del equipo, categoría y nombre, sitio y ubicación, serial leído con Scan plate, confirmación y, si el piso tiene plano, Place on the plan (optional). Detalle en Activar una etiqueta QR.

7. Maneja los casos raros en campo

   Serial repetido: el asistente ofrece Link to that asset o, si ese equipo ya tiene etiqueta, Request a new label; nunca una segunda etiqueta. Etiqueta pegada en el equipo equivocado: un administrador la desvincula con Unlink. Etiqueta rota al pegar: retírala y usa otra. Sin señal: la activación se guarda en el teléfono y se envía después.

8. Verifica en la web

   En QR labels elige el sitio en All sites (y, si quieres, un piso o área en All locations, que incluye sus sububicaciones) y la pestaña Linked: la tabla muestra en cada fila el activo, el sitio y la ubicación, el texto de la etiqueta, quién la vinculó y los escaneos, y los contadores de arriba se ajustan a ese sitio. En Assets, el icono Linked QR label marca los activos ya etiquetados; los que faltan son tu lista de pendientes. En el plano del piso, los pines muestran lo ubicado.

9. Decide qué ve el público y prueba

   Edita el sitio y, en la pestaña Options › Public QR page, revisa Public identification on scan y Public reports via QR (se guardan al instante). Luego escanea una etiqueta con la cámara normal del teléfono (sin la app) y confirma que se ve lo que esperas. Detalle en Qué ve quien escanea.

10. Mantén las etiquetas en el tiempo

    Dañada o perdida: Replace label en la app o Replace en la web, con una etiqueta libre; la vieja queda retirada con su historial. Equipo trasladado: la etiqueta viaja con él, no hace falta cambiarla. Equipo dado de baja: la etiqueta deja de mostrarse al público y no consume cupo. Guarda siempre un pequeño remanente de etiquetas libres del lote del sitio.

Resultado

Cada equipo del hotel tiene una etiqueta activa, con foto de evidencia y GPS del vínculo; el contador Linked coincide con los activos del sitio. A partir de aquí, reportar una avería es escanear y tocar Create notice; ejecutar una tarea es escanear y elegirla; y la ficha del activo acumula el historial de cada lectura.

Errores frecuentes

Consejos