Trabajo programado de punta a punta

Esta guía sigue un caso real: Servicios Aurora programa el mantenimiento del aire acondicionado de la habitación 304 en Hotel Aurora Centro. Intervienen tres personas: quien asigna (web), el técnico (app) y, si hace falta, quien revisa el reporte (web o app).

Antes de empezar

Comprueba una sola vez, antes del primer trabajo:

• Empresa: nombre y teléfono o correo en Empresa → Identity. Sin esto no se crean tareas.
• Sitio: al menos un contacto con Receives reports by email. Sin esto tampoco.
• Activo: creado, con categoría y, si es posible, con su etiqueta QR vinculada.
• Plantilla: la categoría del activo tiene plantilla de mantenimiento (Qribo la genera; conviene personalizarla).
• Técnico: invitado, con el sitio asignado y la app instalada.

1. Crear la tarea (web)

1. Abre el asistente

   En el menú, Tareas → New task.

2. Define el trabajo

   Asset → Once → sitio «Hotel Aurora Centro», activo «AC Habitación 304», tipo de trabajo «Mantenimiento». El asistente muestra la plantilla que se usará y los trabajos recientes del activo.

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3. Asigna y crea

   Título («Mantenimiento preventivo AC 304»), prioridad, fecha programada y técnico en Assign to. Pulsa CREATE TASK.

Qué pasa: la tarea queda «Pendiente», el técnico recibe una notificación y Qribo abre el documento del reporte con la plantilla fijada. Si el mantenimiento se repite, créala como Recurring (rondas).

2. Ejecutar en campo (app)

1. Encuentra la tarea

   El técnico la ve en My tasks o en la tarjeta de próxima tarea de Inicio. También puede escanear el QR del equipo: la app muestra Tasks for this equipment.

2. Inicia

   Start. La tarea pasa a «En curso» también en la web.

3. Llena el reporte

   Fill report: recorre las secciones, toma las fotos de antes y después, registra mediciones. Si falta un repuesto, la tarea se puede poner en espera en lugar de cerrarla.

4. Cierra con firmas

   Complete → condición final (Operational / Repaired) → firma del técnico → firma de quien recibe (Present o Absent) → revisa destinatarios → Confirm and close.

3. Aprobación y envío

El camino depende de la firma del cliente:

Para revisar: abre el reporte, comprueba fotos y firmas, y elige APPROVE, Request changes o Reject. Ver Aprobar, rechazar o pedir correcciones.

4. Resultado final

• Cliente: recibe el PDF con el membrete de Servicios Aurora (o en su resumen diario/semanal) y, si tiene portal, lo ve en Reports.
• Activo: su estado se actualiza según la condición final y el trabajo queda en su línea de vida.
• Tarea: «Completada», con la duración real de trabajo (sin contar esperas).
• Panel: el reporte aparece en Approved con su bloque This report's emails para confirmar la entrega.

Dónde suele atascarse